Conditions générales de vente et de prestations de services — Stratosphere

1. Identification et champ d’application

1.1. Identification

Les présentes conditions générales de vente et de prestations de services s’appliquent aux prestations proposées par :

Stratosphere

Nom commercial : Stratosphere Events

Représenté par : Antoine Straetmans

Siège / adresse : rue de Maestricht, 27, 4607 Berneau, Belgique

N° d’entreprise / TVA : BE1008.668.158

E-mail : infos.stratosphere@gmail.com

Téléphone : +32493 07 40 18

Ci-après dénommé “Stratosphere”.

1.2. Prestations concernées

Les présentes conditions générales s’appliquent à toutes les offres, devis, commandes, réservations, prestations, locations, ventes éventuelles de matériel, missions de conseil, missions de conception, prestations DJ, prestations de coordination, accompagnements événementiels et interventions réalisées par Stratosphere.

Elles couvrent notamment, sans que cette liste soit limitative :

• la direction d’expériences événementielles ;
• le diagnostic événementiel ;
• la création de moments signature ;
• la conception de fil rouge événementiel ;
• le pilotage et la coordination Jour J ;
• les prestations DJ ;
• le cadrage musical et ambiance ;
• les packs pour lieux, partenaires et entreprises ;
• l’accompagnement événementiel mensuel ;
• la location ou mise à disposition éventuelle de matériel ;
• la coordination de prestataires externes ;
• toute prestation liée à l’organisation, la préparation, l’exécution ou l’amélioration d’un événement.

1.3. Acceptation des conditions générales

Toute commande, réservation, signature de devis, validation par e-mail, message écrit, bon de commande, paiement d’acompte ou début d’exécution de la mission implique l’acceptation pleine et entière des présentes conditions générales.

Les conditions générales de Stratosphere priment sur les conditions générales ou particulières du client, sauf accord écrit, préalable et explicite de Stratosphere.

1.4. Client professionnel et consommateur

Lorsque le client agit à des fins professionnelles, il est considéré comme client professionnel.

Lorsque le client agit à des fins principalement privées, il est considéré comme consommateur. Dans ce cas, les dispositions légales impératives applicables aux consommateurs prévalent toujours sur toute clause contraire des présentes conditions générales.

1.5. Dérogations

Toute dérogation aux présentes conditions générales doit être écrite et expressément acceptée par Stratosphere. Une dérogation accordée pour un contrat déterminé ne vaut pas renonciation pour les autres contrats ou commandes.

1.6. Modification des conditions générales

Stratosphere se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales à tout moment. Les conditions applicables sont celles en vigueur au moment de l’acceptation du devis ou de la commande, sauf accord écrit contraire.

2. Offres, devis et commande

2.1. Validité des offres

Sauf mention contraire, les offres et devis émis par Stratosphere sont valables pendant 30 jours calendrier à compter de leur date d’émission.

Cette durée peut être réduite en cas d’urgence, de disponibilité limitée, de date proche de l’événement, de hausse de prix de prestataires externes ou de disponibilité de matériel.

2.2. Base de l’offre

Les offres sont établies sur la base des informations communiquées par le client : date, lieu, horaires, nombre d’invités, type d’événement, objectifs, contraintes, besoins techniques, prestataires déjà choisis, budget, accès, règlement du lieu et niveau d’accompagnement attendu.

Toute information incomplète, erronée, tardive ou modifiée après émission de l’offre peut entraîner une adaptation du prix, du planning, du périmètre ou des conditions d’intervention.

2.3. Acceptation de l’offre

La commande est considérée comme ferme dès l’un des événements suivants :

• signature du devis ;
• validation écrite par e-mail ou message ;
• paiement d’un acompte ;
• confirmation écrite d’une date ;
• début d’exécution de la prestation avec accord du client.

2.4. Réservation de date

Pour les prestations liées à une date fixe, notamment DJ, pilotage Jour J, coordination, événement privé ou événement professionnel, la date n’est définitivement réservée qu’après acceptation du devis et paiement de l’acompte prévu.

Tant que l’acompte n’est pas reçu, Stratosphere ne garantit pas la disponibilité de la date.

2.5. Modification de la commande

Toute modification demandée par le client après acceptation du devis peut entraîner une adaptation du prix, du planning ou du périmètre.

Les modifications importantes doivent être validées par écrit. Les échanges par e-mail, message ou tout autre écrit permettant d’identifier l’accord du client peuvent valoir validation.

2.6. Demandes urgentes ou de dernière minute

Toute demande confirmée moins de 14 jours avant l’événement peut entraîner un supplément de 10 %.

Toute demande confirmée moins de 7 jours avant l’événement peut entraîner un supplément de 20 %.

Toute demande imprévue nécessitant un ajustement technique, matériel, humain ou organisationnel dans les 24 heures précédant l’événement ou le jour même peut être facturée en supplément, selon le temps, les moyens et les frais engagés.

3. Périmètre des prestations Stratosphere

3.1. Principe général

Stratosphere vend un niveau d’accompagnement défini dans le devis ou la lettre de mission. Tout ce qui n’est pas explicitement mentionné comme inclus est réputé non compris.

Chaque mission est limitée à un périmètre précis : conseil, diagnostic, création, DJ, coordination, pilotage, accompagnement, ou combinaison de ces éléments.

3.2. Offres principales

Stratosphere peut notamment proposer les offres suivantes :

• Appel Orientation Stratosphere ;
• Diagnostic Expérience ;
• Moment Signature ;
• DJ sur-mesure ;
• Forfait DJ 5h ;
• DJ + Cadrage Ambiance ;
• Fil Rouge Stratosphere ;
• Pilotage Jour J ;
• Expérience Stratosphere Complète ;
• Pack Lieu / Partenaire ;
• Accompagnement événementiel mensuel.

Le contenu précis de chaque offre est défini dans le devis, la lettre de mission, le bon de commande ou tout document commercial validé entre les parties.

3.3. Ce qui n’est jamais inclus sauf mention écrite

Sauf mention écrite contraire, les honoraires de Stratosphere ne comprennent pas :

• le matériel son, lumière, vidéo, scène, mobilier ou décoration ;
• les locations externes ;
• les artistes, musiciens, animateurs, MC ou performers ;
• les techniciens externes ;
• le personnel d’accueil, sécurité, vestiaire ou renfort logistique ;
• le traiteur, les boissons, repas, consommations ou frais de réception ;
• les impressions, signalétiques, cadeaux invités ou accessoires ;
• les photographes, vidéastes ou créateurs de contenu ;
• les frais de parking, péages, transport, livraison ou hébergement ;
• les autorisations, taxes, assurances spécifiques, droits musicaux ou démarches administratives ;
• les frais tiers généralement quelconques.

3.4. Suppléments de base

Sauf autre mention au devis, les suppléments suivants peuvent être appliqués :

Supplément	Prix HTVA
Déplacement	0,60 €/km aller-retour
Heure DJ avant 3h du matin	60 €/h
Heure DJ après 3h du matin	75 €/h
Heure de conseil ou rendez-vous supplémentaire	90 €/h
Heure supplémentaire de pilotage Jour J	95 €/h
Heure supplémentaire de pilotage après minuit	120 €/h
Visite de lieu non comprise	190 € + déplacement
Brief prestataire individuel	60 €/prestataire
Recherche prestataire ciblée	120 €/catégorie
Moment Signature supplémentaire	290 € à 490 €
Assistant coordinateur	250 €/jour
Déroulé minute par minute complet	290 €
Document commercial ou synthèse avancée	390 € à 490 €
Deuxième journée d’événement	à partir de 890 €/jour
Gestion de frais tiers par Stratosphere	15 % du montant géré
Demande urgente confirmée entre 7 et 14 jours	+10 %
Demande urgente confirmée à moins de 7 jours	+20 %

Ces montants peuvent être adaptés au devis selon la complexité, la date, la durée, la localisation ou la disponibilité des ressources.

4. Prestations DJ, musique et technique

4.1. Nature de la prestation DJ

Une prestation DJ comprend la diffusion musicale, la lecture du public, l’adaptation de l’énergie et la gestion musicale pendant la durée convenue.

Sauf mention contraire, une prestation DJ ne comprend pas automatiquement :

• la sonorisation complète ;
• l’éclairage ;
• la cérémonie ;
• les discours ;
• l’animation micro avancée ;
• la gestion technique d’un groupe ou d’un musicien ;
• la coordination générale de l’événement ;
• la création d’un fil rouge complet.

4.2. Informations musicales

Le client s’engage à transmettre au plus tard 15 jours avant l’événement, lorsque cela est pertinent :

• les styles musicaux souhaités ;
• les titres incontournables ;
• les titres interdits ;
• les moments musicaux spécifiques ;
• les musiques d’entrée, d’ouverture, de première danse, de discours, de final ou autre moment clé.

À défaut de transmission dans les délais, Stratosphere fera au mieux selon les informations disponibles, sans garantir la disponibilité ou l’intégration parfaite des demandes tardives.

4.3. Interventions sonores, visuelles ou techniques

Le client s’engage à communiquer par écrit, au plus tard 72 heures avant l’événement, l’ensemble des moments nécessitant une intervention sonore, visuelle ou technique : discours, annonces micro, entrées, vidéos, signaux, cues, transitions, lancements ou musiques spécifiques.

À défaut d’informations claires, Stratosphere ne pourra être tenu responsable d’une absence de diffusion, d’un mauvais timing, d’un choix musical non conforme ou d’une impossibilité technique.

4.4. Demandes hors zone technique

Toute diffusion sonore ou intervention technique hors de la zone prévue au devis doit être signalée avant l’événement.

Cela vise notamment : extérieur, terrasse, parking, entrée, accueil, seconde salle, espace cérémonie, espace repas ou zone VIP.

En cas de demande non prévue, Stratosphere pourra proposer une solution si elle est techniquement et humainement possible, sans garantie de disponibilité ni de qualité équivalente.

4.5. Playlist de démontage

Une playlist de fond peut être diffusée durant la phase de démontage si les conditions techniques le permettent. Cette diffusion reste facultative et ne constitue pas une prestation DJ supplémentaire.

4.6. Visibilité et signaux

Stratosphere n’est pas responsable de ce qu’il ne voit pas, ne contrôle pas ou ne peut raisonnablement anticiper.

Si le DJ, technicien ou coordinateur n’a pas de visibilité sur une scène, une entrée, un extérieur ou une zone annexe, le client doit désigner une personne de référence chargée de transmettre les signaux ou informations nécessaires.

4.7. Personne de référence

Le client s’engage à désigner une seule personne de référence pour les instructions opérationnelles pendant l’événement.

En cas de directives contradictoires données par plusieurs personnes, Stratosphere ne pourra être tenu responsable des erreurs, retards ou confusions qui en résultent.

5. Location ou mise à disposition de matériel

5.1. Responsabilité du matériel

Tout matériel loué, confié, installé ou mis à disposition demeure la propriété de Stratosphere ou du prestataire propriétaire.

Le client en assume la garde et la responsabilité dès sa prise en charge, sa mise à disposition ou son arrivée sur le lieu de l’événement, et ce jusqu’à sa restitution effective ou son chargement complet par Stratosphere.

5.2. État du matériel

Le matériel est réputé remis en bon état de fonctionnement, sauf réserve écrite formulée lors de la réception ou de l’installation.

Le client s’engage à utiliser le matériel de manière soigneuse, conforme et licite.

5.3. Interdictions

Sauf accord écrit de Stratosphere, le client ne peut pas :

• modifier le matériel ;
• déplacer le matériel installé ;
• démonter ou reconfigurer l’installation ;
• prêter ou sous-louer le matériel ;
• laisser un tiers manipuler le matériel ;
• exposer le matériel à la pluie, l’humidité, une chaleur excessive, des chocs, liquides, poussières ou manipulations dangereuses.

5.4. Dommage, perte ou vol

Tout dommage, perte, casse, disparition, vol ou détérioration du matériel pendant la période de garde du client sera facturé au client.

Les montants de réparation ou de remplacement peuvent être calculés sur la base :

• du coût réel de réparation ;
• du prix catalogue actuel ;
• du prix de remplacement équivalent ;
• des frais de diagnostic, transport, immobilisation ou remise en état.

5.5. Retard de restitution

Tout retard de restitution non autorisé peut entraîner :

• la facturation d’une journée supplémentaire de location par jour entamé ;
• l’indemnisation des frais ou pertes subis si le matériel était réservé pour une autre prestation.

5.6. Garantie ou caution

Stratosphere peut demander une caution ou garantie avant toute location ou mise à disposition de matériel.

Le montant, les modalités de versement et de restitution sont précisés dans le devis, le bon de commande ou le contrat de location.

La restitution de la caution peut être suspendue en cas de dommage, perte, vol, retard ou contestation sur l’état du matériel.

6. Vente éventuelle de matériel

6.1. Application

Les présentes dispositions s’appliquent uniquement si Stratosphere vend du matériel au client.

6.2. Commande ferme

Toute commande de matériel est ferme après acceptation du devis ou paiement de l’acompte. Les délais de livraison sont indicatifs, sauf engagement écrit contraire.

6.3. Paiement

Sauf accord écrit contraire, la commande de matériel peut nécessiter un acompte de 50 % à la commande et le paiement du solde avant livraison ou enlèvement.

6.4. Transfert des risques

Les risques liés au matériel sont transférés au client au moment de la livraison ou de l’enlèvement, même si la propriété reste réservée jusqu’au paiement complet.

6.5. Réserve de propriété

Le matériel vendu reste la propriété de Stratosphere jusqu’au paiement complet du prix, frais et accessoires éventuels.

6.6. Garantie légale

Pour les consommateurs, la garantie légale applicable aux biens de consommation est respectée conformément à la législation en vigueur.

Pour les clients professionnels, la garantie applicable est celle prévue au devis, par le fabricant ou par accord écrit entre les parties.

7. Frais tiers et prestataires externes

7.1. Frais tiers

Les frais tiers ne sont pas inclus dans les honoraires de Stratosphere, sauf mention écrite contraire.

Sont notamment considérés comme frais tiers : matériel, lieux, locations, traiteurs, boissons, personnel, artistes, techniciens, transports, impressions, décorations, assurances, autorisations, droits, taxes, hébergements ou achats spécifiques.

7.2. Deux modes de fonctionnement

Les frais tiers peuvent être gérés de deux manières :

1. Paiement direct par le client : le client contracte et paie directement le prestataire externe.
2. Gestion par Stratosphere : Stratosphere peut gérer certains frais tiers, les avancer ou les refacturer avec des frais de gestion de 15 % minimum, après accord écrit.

7.3. Responsabilité des prestataires externes

Stratosphere n’est pas responsable de la mauvaise exécution, du retard, de l’absence, de la faillite, de l’erreur, du comportement ou du matériel d’un prestataire externe choisi, imposé ou validé par le client.

Lorsque Stratosphere recommande un prestataire, son intervention se limite à une obligation de moyens, sauf faute directe prouvée dans la sélection ou la coordination confiée.

8. Prix

8.1. Prix HTVA

Sauf mention contraire, tous les prix sont exprimés en euros, hors TVA.

La TVA applicable, les taxes nouvelles ou toute modification de taux imposée légalement peuvent être répercutées sur le client.

8.2. Prix limité au périmètre écrit

Le prix indiqué dans l’offre, le devis ou la lettre de mission couvre uniquement les prestations explicitement décrites.

Toute demande supplémentaire, modification, extension, urgence ou prestation non prévue peut faire l’objet d’une facturation complémentaire.

8.3. Prix variables

Certains prix peuvent varier en fonction :

• de la date de l’événement ;
• de la proximité de la demande ;
• de la durée ;
• du lieu ;
• du nombre de participants ;
• du nombre de zones ;
• du nombre de prestataires ;
• de la complexité technique ;
• du niveau de responsabilité ;
• de la nécessité d’un assistant ou d’un renfort.

9. Paiement

9.1. Conditions générales de paiement

Les factures sont payables dans le délai indiqué sur la facture. À défaut de mention spécifique, elles sont payables dans un délai de 8 jours calendrier à compter de leur émission.

Les conditions particulières prévues au devis, à la facture ou à la lettre de mission prévalent sur les présentes conditions générales.

9.2. Acomptes

Pour les prestations liées à une date fixe, Stratosphere peut demander :

• un acompte de 50 % à la réservation ;
• le solde au plus tard 7 jours avant l’événement ;
• ou le paiement intégral avant la prestation.

Pour les missions de conseil, diagnostic, fil rouge, moment signature, pack lieu ou accompagnement, Stratosphere peut demander le paiement total ou partiel avant le démarrage de la mission.

9.3. Paiement en espèces

Les paiements en espèces sont acceptés uniquement dans les limites légales applicables. Pour tout montant important, Stratosphere peut exiger un paiement par virement bancaire.

9.4. Contestation de facture

Toute contestation de facture doit être formulée par écrit dans les 8 jours calendrier suivant la date d’émission de la facture.

À défaut de contestation dans ce délai, la facture est réputée acceptée, sous réserve des droits impératifs du consommateur.

9.5. Retard de paiement — clients professionnels

En cas de retard de paiement d’un client professionnel, les montants échus produisent, de plein droit et sans mise en demeure préalable, les intérêts de retard prévus par la législation applicable aux transactions commerciales.

Une indemnité forfaitaire minimale de 40 € pour frais de recouvrement est également due, sans préjudice du droit de réclamer une indemnisation raisonnable pour les frais de recouvrement supplémentaires.

9.6. Retard de paiement — consommateurs

En cas de retard de paiement d’un consommateur, Stratosphere appliquera les règles légales impératives relatives aux dettes du consommateur.

Aucun intérêt de retard ni indemnité forfaitaire ne sera réclamé avant l’envoi d’un premier rappel conforme et l’écoulement du délai légal applicable.

Les montants éventuellement réclamés seront limités aux plafonds prévus par la législation applicable.

9.7. Suspension en cas de non-paiement

Stratosphere se réserve le droit de suspendre ou reporter toute prestation, livraison, réservation de date, remise de livrable ou intervention si les paiements exigibles ne sont pas reçus dans les délais convenus.

Aucune indemnité ne pourra être réclamée à Stratosphere en raison d’une suspension liée au non-paiement du client.

10. Exécution des prestations

10.1. Obligation de moyens

Les prestations de Stratosphere sont exécutées avec sérieux, méthode, diligence et professionnalisme.

Stratosphere est tenu à une obligation de moyens et non à une obligation de résultat. Stratosphere ne garantit notamment pas :

• la satisfaction subjective de chaque invité ;
• la réaction du public ;
• le succès commercial ou médiatique d’un événement ;
• les ventes générées ;
• la météo ;
• les décisions du lieu ;
• le comportement des invités ;
• la bonne exécution des prestataires externes ;
• l’absence totale d’imprévus.

10.2. Sous-traitance et partenaires

Stratosphere peut faire appel à des collaborateurs, partenaires, prestataires ou sous-traitants pour l’exécution de certaines missions.

Lorsque ces tiers sont mandatés directement par Stratosphere, Stratosphere conserve la responsabilité de la bonne coordination de leur intervention dans le périmètre qui lui incombe.

10.3. Adaptation opérationnelle

Stratosphere peut adapter certaines modalités d’exécution lorsque les circonstances l’exigent : météo, retard, impossibilité technique, sécurité, comportement du public, absence d’information, contrainte du lieu ou instruction d’une autorité.

Ces adaptations se font dans l’intérêt du projet, de la sécurité et de la qualité de la prestation.

10.4. Refus d’intervention

Stratosphere peut refuser ou suspendre une intervention si les conditions d’exécution présentent un risque pour les personnes, le matériel, la sécurité, la légalité, l’image de Stratosphere ou la qualité de la mission.

Cela inclut notamment : installation dangereuse, exposition du matériel à la pluie, accès non sécurisé, surcharge électrique, agressivité, menaces, non-respect des horaires ou absence de paiement.

11. Obligations du client

11.1. Informations et collaboration

Le client s’engage à collaborer activement avec Stratosphere et à fournir dans les délais toutes les informations nécessaires :

• date, lieu, horaires et accès ;
• nombre d’invités ;
• contraintes techniques ;
• règlement du lieu ;
• contacts prestataires ;
• programme ;
• moments clés ;
• autorisations ;
• contraintes de bruit ;
• attentes musicales ou créatives ;
• validation des documents et décisions.

11.2. Autorisations et obligations administratives

Sauf mission explicitement confiée à Stratosphere par écrit, le client reste responsable :

• des autorisations administratives ;
• des permis ;
• des assurances nécessaires ;
• des obligations de sécurité ;
• du respect des normes du lieu ;
• des limitations sonores ;
• des droits musicaux, Unisono ou équivalents ;
• des interventions pompiers, police ou autorités ;
• des taxes et obligations liées à l’événement.

11.3. Démarches administratives par Stratosphere

Stratosphere peut, à la demande du client, prendre en charge certaines démarches administratives. Ces démarches doivent être prévues par écrit et peuvent faire l’objet d’une facturation complémentaire.

11.4. Accès, repas et conditions de travail

Le client doit garantir à Stratosphere et à ses éventuels collaborateurs :

• un accès raisonnable au lieu ;
• un espace de travail adapté ;
• une alimentation électrique conforme si nécessaire ;
• un stationnement ou une zone de déchargement raisonnable ;
• des horaires d’accès compatibles avec l’installation ;
• un repas ou une solution équivalente pour les prestations longues, selon ce qui est prévu au devis.

11.5. Sécurité et comportement des invités

Le client est responsable du comportement de ses invités, équipes, fournisseurs et toute personne présente à l’événement.

En cas de comportement agressif, menaçant, humiliant, dangereux ou irrespectueux envers Stratosphere ou ses collaborateurs, la prestation peut être suspendue immédiatement, sans remboursement ni indemnité.

11.6. Dommages causés par les invités ou tiers

Le client est responsable des dommages causés au matériel, aux installations ou aux personnes par lui-même, ses invités, ses équipes, ses fournisseurs ou toute personne présente à l’événement sous sa responsabilité.

12. Réclamations, garanties et responsabilité

12.1. Réclamation relative à une prestation

Toute réclamation relative à une prestation doit être formulée par écrit dans un délai de 8 jours ouvrables à compter du lendemain de la prestation concernée.

La réclamation doit être précise, motivée et accompagnée, si possible, des éléments permettant d’analyser la situation.

12.2. Limitation de responsabilité

Sauf dol, faute intentionnelle ou disposition légale impérative contraire, la responsabilité de Stratosphere est limitée au montant total HTVA payé par le client pour la prestation concernée.

Pour tout dommage matériel ou corporel couvert par une assurance, la responsabilité de Stratosphere est limitée au montant effectivement pris en charge par l’assurance, sauf disposition légale impérative contraire.

12.3. Exclusions de responsabilité

Stratosphere ne peut être tenu responsable des conséquences résultant notamment :

• d’informations incomplètes ou tardives du client ;
• d’un changement de dernière minute ;
• d’un refus ou retard de validation ;
• d’une défaillance du lieu ;
• d’une panne ou contrainte non imputable à Stratosphere ;
• d’un prestataire externe ;
• du comportement des invités ;
• d’une décision administrative ;
• de la météo ;
• d’un cas de force majeure ;
• d’un matériel non fourni, non installé ou non contrôlé par Stratosphere.

12.4. Solidarité

Lorsque plusieurs personnes physiques ou morales commandent ensemble une prestation, elles sont tenues solidairement et indivisiblement au paiement et à l’exécution des obligations du contrat.

13. Droit de rétractation pour les consommateurs

13.1. Principe

Lorsqu’un contrat est conclu à distance ou hors établissement avec un consommateur, celui-ci peut disposer d’un droit de rétractation de 14 jours calendrier, conformément à la législation applicable.

13.2. Exécution avant la fin du délai

Si le consommateur demande expressément que la prestation commence avant la fin du délai de rétractation, il reconnaît que des frais peuvent être dus pour les prestations déjà exécutées en cas de rétractation.

Si la prestation est entièrement exécutée avant la fin du délai de rétractation avec l’accord préalable du consommateur et sa reconnaissance de la perte du droit de rétractation, le droit de rétractation ne pourra plus être exercé.

13.3. Exceptions

Le droit de rétractation peut être exclu ou limité dans les cas prévus par la loi, notamment pour certains services liés à des activités de loisirs fournis à une date ou période déterminée, ou pour des biens confectionnés selon les spécifications du consommateur ou nettement personnalisés.

13.4. Modalités

Pour exercer son droit de rétractation, le consommateur doit notifier sa décision par écrit, de manière claire et non équivoque, avant l’expiration du délai applicable.

Les remboursements éventuels seront effectués conformément aux délais et conditions prévus par la législation applicable, sous déduction des montants légalement dus pour les prestations déjà exécutées lorsque cela est autorisé.

14. Annulation, report et réduction de mission

14.1. Annulation par le client

Toute annulation doit être communiquée par écrit.

Sauf disposition légale impérative contraire ou accord écrit spécifique, les acomptes versés restent acquis à Stratosphere afin de couvrir la réservation de date, le temps de préparation, l’immobilisation de disponibilité, les frais engagés et les opportunités refusées.

14.2. Frais d’annulation pour prestations à date fixe

Pour les prestations liées à une date fixe, notamment DJ, coordination, pilotage Jour J ou événement complet, les frais suivants peuvent être appliqués :

Moment de l’annulation	Montant dû
Plus de 30 jours avant l’événement	Acompte conservé
Entre 30 et 15 jours avant l’événement	50 % du montant de la prestation
Entre 14 jours et 72 heures avant l’événement	75 % du montant de la prestation
Moins de 72 heures avant l’événement	100 % du montant de la prestation

Ces montants s’entendent sans préjudice des frais tiers déjà engagés, qui restent dus.

14.3. Annulation des missions de conseil ou création

Pour les missions de conseil, diagnostic, fil rouge, moment signature, pack lieu ou accompagnement, toute partie déjà prestée, préparée ou engagée reste due.

Lorsque la mission a commencé, les montants payés peuvent être conservés proportionnellement au travail réalisé, au temps réservé et aux livrables déjà préparés.

14.4. Report

En cas de report demandé par le client, Stratosphere fera ses meilleurs efforts pour proposer une nouvelle date selon ses disponibilités.

Le report ne donne pas automatiquement droit au remboursement des sommes versées.

Les frais déjà engagés restent dus. Un supplément peut être appliqué si le report entraîne une nouvelle préparation, une nouvelle coordination, une immobilisation supplémentaire ou des frais de prestataires.

14.5. Réduction de mission

Une réduction du périmètre demandée après acceptation ne donne pas automatiquement droit à une réduction du prix si du temps, des ressources ou des disponibilités ont déjà été réservés.

Toute réduction doit faire l’objet d’un accord écrit.

15. Suspension et résiliation

15.1. Suspension

Stratosphere peut suspendre temporairement une prestation en cas de :

• non-paiement ;
• absence d’information indispensable ;
• impossibilité technique ;
• danger pour les personnes ou le matériel ;
• comportement inacceptable ;
• manquement grave du client ;
• non-respect des obligations prévues au contrat.

15.2. Résiliation

En cas de manquement grave du client, Stratosphere peut résilier le contrat après mise en demeure restée sans effet pendant un délai raisonnable.

En cas d’urgence, de danger, de menace, de violence, de non-paiement avant événement ou d’impossibilité manifeste d’exécuter la mission, Stratosphere peut suspendre ou mettre fin à la prestation sans mise en demeure préalable.

Les montants dus, frais engagés et prestations déjà réalisées restent exigibles.

16. Force majeure

16.1. Définition

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable de l’inexécution totale ou partielle de ses obligations, à l’exception des obligations de paiement déjà exigibles, si cette inexécution résulte d’un cas de force majeure.

Sont notamment considérés comme cas de force majeure : tempête, incendie, inondation, accident grave, maladie grave, épidémie, grève imprévisible, panne générale d’énergie, interruption de transport, décision administrative, interdiction d’événement, catastrophe, fait de guerre, menace sécuritaire ou tout événement imprévisible et indépendant de la volonté des parties rendant l’exécution impossible ou dangereuse.

16.2. Information et concertation

La partie affectée informe l’autre partie dans les meilleurs délais.

Les parties se concertent afin de déterminer si la prestation peut être adaptée, reportée, remplacée ou annulée.

16.3. Frais engagés

Les frais déjà engagés, frais tiers, prestations déjà réalisées et coûts non récupérables restent dus, sauf disposition légale impérative contraire.

17. Confidentialité et données personnelles

17.1. Confidentialité

Stratosphere s’engage à préserver la confidentialité des informations sensibles communiquées par le client dans le cadre de la mission.

Cette obligation vise notamment les informations privées, commerciales, stratégiques, financières, créatives, organisationnelles ou liées aux invités.

17.2. Données personnelles

Stratosphere traite les données personnelles nécessaires à la gestion des demandes, devis, contrats, factures, prestations, communications, obligations comptables et suivi client.

Le client peut exercer ses droits conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, en contactant Stratosphere par écrit.

17.3. Transmission à des tiers

Certaines données peuvent être communiquées à des prestataires, partenaires ou sous-traitants uniquement lorsque cela est nécessaire à la préparation ou à l’exécution de la mission.

18. Propriété intellectuelle, concepts et contenus

18.1. Propriété des créations

Sauf accord écrit contraire, les concepts, textes, recommandations, déroulés, scénarios, idées, formats, méthodes, documents, playlists structurées, scénographies, univers, narrations, ambiances, supports, templates et livrables créés par Stratosphere restent la propriété intellectuelle de Stratosphere.

18.2. Droit d’usage du client

Le client reçoit un droit d’usage des livrables strictement limité au projet pour lequel ils ont été créés, sauf cession écrite plus large.

Le client ne peut pas reproduire, revendre, transmettre, adapter ou réutiliser les concepts ou documents pour d’autres projets sans accord écrit de Stratosphere.

18.3. Cession de droits

Toute cession de droits d’exploitation, d’exclusivité ou de reproduction doit faire l’objet d’un accord écrit distinct précisant l’étendue, la durée, le territoire, le prix et les supports concernés.

18.4. Réutilisation par Stratosphere

Sauf clause d’exclusivité écrite et rémunérée, Stratosphere se réserve le droit d’adapter, améliorer ou réutiliser des idées, méthodes, structures, formats, mécaniques d’animation ou concepts généraux pour d’autres projets, à condition de ne pas divulguer d’informations confidentielles propres au client.

19. Captation, image et communication

19.1. Captations internes

Stratosphere peut réaliser des photos, vidéos ou enregistrements pendant l’installation, la prestation et le démontage afin de documenter son travail, assurer le contrôle qualité, créer des preuves internes ou se protéger en cas de litige.

Ces captations internes ne seront pas diffusées publiquement sans autorisation lorsque des personnes identifiables ou des informations sensibles sont visibles.

19.2. Communication professionnelle

Sauf refus écrit du client avant l’événement, Stratosphere peut mentionner la mission comme référence professionnelle, sans divulguer d’informations confidentielles.

La publication d’images identifiant clairement des personnes, invités, clients privés ou éléments sensibles nécessite une autorisation préalable appropriée.

19.3. Portfolio et réseaux sociaux

Le client peut autoriser ou refuser l’utilisation d’images à des fins de portfolio, site internet, réseaux sociaux, supports commerciaux ou showreel.

Cette autorisation peut être précisée dans le devis, la lettre de mission, le contrat ou par écrit séparé.

20. Dispositions diverses

20.1. Nullité partielle

Si une clause des présentes conditions générales devait être déclarée nulle, illégale ou inapplicable, les autres clauses conserveraient leur pleine validité.

Les parties s’engagent, si nécessaire, à remplacer la clause concernée par une clause valide se rapprochant autant que possible de l’intention initiale.

20.2. Non-renonciation

Le fait pour Stratosphere de ne pas exercer immédiatement un droit ne constitue pas une renonciation à l’exercer ultérieurement.

20.3. Preuve écrite

Les e-mails, messages, devis signés, factures, bons de commande, confirmations écrites, échanges numériques et paiements peuvent constituer des éléments de preuve de l’accord entre les parties.

20.4. Titres

Les titres des articles sont uniquement destinés à faciliter la lecture et n’affectent pas l’interprétation des clauses.

21. Droit applicable et litiges

21.1. Droit applicable

Les présentes conditions générales et les relations contractuelles entre Stratosphere et le client sont régies par le droit belge.

21.2. Règlement amiable

En cas de différend, les parties s’engagent à rechercher en priorité une solution amiable avant toute procédure judiciaire.

21.3. Tribunal compétent

En cas de litige avec un client professionnel, seuls les tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire de Liège sont compétents, sauf disposition légale impérative contraire.

En cas de litige avec un consommateur, les règles légales impératives relatives à la compétence judiciaire restent applicables.

21.4. Langue

La version française des présentes conditions générales fait foi en cas de divergence d’interprétation.